TriSys kundcase - CB Auto

AUTO-G Danmark, en del av GROUPAUTO International, har använt TriSys-plattformen till att utveckla sitt eget verkstadssystem - Gplan. Intresset för systemet har varit bra sedan introduktionen - och på bara 6 veckor är 25 system i drift. Vi har besökt C.B. Auto, som var en av de första verkstäder att använda Gplan, för att höra om deras erfarenheter.  

C.B. Auto, som startades av Christen Bonde för över 40 år sedan, ägs och drivs nu av Benjamin Henriksen, som har 3 anställda. Bilverkstaden, som använder den modernaste utrustningen, har 5 lyftar och utför arbeten inom mekanik och autoelektronik, men har också en egen plåtbutik.


Benjamin Henriksen och två av hans anställda

Varför Gplan?
Benjamin Henriksen har genom tiden arbetat med flera olika verkstadssystem. "Det var viktigt att få ett modern och användarvänligt system, som inte bara täcker mina nuvarande behov, men som jag kan växa med," säger han och tillägger: "Jag ser inte möjligheten med många av de system, som finns tillgängliga på marknaden i dag. För mig föll valet av Auto-G Randers och Gplan - och jag tycker att det har varit rätt beslut för mig".

C.B. Autos lösning
Gplan är modul byggd och består av 5 grundmoduler och 7 extra moduler. Förutom de grundläggande modulerna använder C.B. Auto ytterligare 4 extra moduler.  
 

De 5 grundmodulerna är Gkat (Auto-Gs katalog och ordersystem), Gkal (kalender och planeringsmodul), Gfin (kundhantering och finans), Glag (eget varulager) och Gbud (anbudsgivning).

C.B. Autos 4 extra moduler inkluderar Gtek (integrerad tillgång till online teknisk support), Gsms (envägs SMS-servicemeddelanden), Geco (integration till e-conomics ekonomisystem) och Gbog (integration till digital-servicebok.com).

Implementering
C.B. Auto var en av de första Gplan-användarna och systemet skulle ersätta en Helios lösning. Före genomförandet önskade Benjamin Henriksen att alla kund- och fordonsdata skulle importeras till Gplan.

Gplan är ett cloud-/webbaserat system, som körs i en webbläsare. Därför finns det inga stora hårdvarukrav för datorer, tablets eller smartphones, som behöver tillgång till systemet - och ingen speciell programvara installeras. Efter att importen av data från Helios hade slutförts, fik anställda vid C.B. Auto var sin inloggning, och Auto-Gs systemadministratör Thomas Jørgensen gav en kort introduktion till användningen av systemet. "Vi fick en timmes undervisning, och jag måste vara ärlig att säga, att jag trodde - räcker det?", säger Benjamin Henriksen och fortsätter: "Men det var det. Gplan är verkligen lätt att använda, och det bästa är, att du inte kan göra något fel i systemet. Jag tror, att de flesta människor är lite spända och nervösa, när nya IT-system måste tas i bruk och fruktar det värsta. Det finns ingen anledning till det med Gplan".


Benjamin Henriksen på hans kontor får en översikt över jobb som planeras under resten av veckan

Status efter 2 månaders drift
Valet av ett nytt verkstadssystem är ett stort beslut. Och även om beslutet fattas på bästa möjliga sätt, kan systemfel i programvara eller maskinvara vara en stor irritation, men också en dyr affär. För att undvika detta har Gplan utvecklats i ett internationellt nätverk av erfarna IT-proffs och branschfolk med praktisk erfarenhet i utvecklingen av system till verkstadsdrift. Dessutom är Gplan hosted på Amazon-servrar, där pålitlighet och driftstid är i topp. Hur har C.B. Auto upplevde operationen?

"Vi har inte upplevt en enda krasch. En enkel gång har systemet fungerat lite långsamt - kanske på grund av en uppdatering", säger Benjamin Henriksen och tillägger: "Gplan har fungerat perfekt för oss alla. På verkstaden har varje mekaniker sin egen dator med streckkodsläsare, där uppgifterna startas och avslutas. Och eftersom arbetsstatus visas med färgkoder, kan jag snabbt se vilka uppgifter jag behöver checka i uppgiftslistan eller kalendern innan de faktureras".

Som tidigare nämnts kan Gplan användas både på datorer, tablets och smartphones, och Benjamin Henriksen är nöjd med det. "I dagar då vi är väldigt upptagna och jag inte har tid att lösa mina administrativa uppgifter, har jag varit mycket glad att kunna använda min iPad hemifrån. Därför har jag inga funderingar hemma, eftersom jag alltid har en översikt över beläggning, varubeställning till uppgifter och inte minst fakturering av det utförde arbetet”. 


Gplan kan användas på datorer, tabletter och smartphones

Support
Thomas Jørgensen utför den dagliga Auto-Gs supportfunktion i förhållande till verkstäderna. Hos C.B. Auto har där inte varit det stora behovet", säger Benjamin Henriksen: "Vi behövde bara lite support i samband med användningen av Gplan. Vi har skickat e-postmeddelanden och fått snabbt svar, men vi har också använt Teamviewer för att dela våra skärmar, och det är ett super effektivt verktyg i det avseendet. Vi har också haft önskemål om ändringar i Gplans funktionalitet, och här kommer det att lyssnade på våra idéer. Vi har flera gånger upplevt, att det redan finns lösningar på våra önskemål, och idéer som avvisas kommer aldrig att avvisas utan en bra anledning”.

Skanning av en reservdel i verkstaden

Utvärdering och framtid
Hos C.B. Auto är man väl nöjd och alla anställda är överens om, att Gplan uppfyller förväntningarna och mer till. Benjamin Henriksen säger: "Med Gplan har vi alla den nödvändiga översikten över vad som kommer att hända under arbetsdagen. Ingen är i tvekan och på så sätt är antalet av frågor till mig minskat betydligt. Vi har helt enkelt strömlinjeformat många arbetsflöden och förbättrat vår verksamhet. Därför kan jag klart rekommendera systemet till andra verkstadsägare".

C.B. Auto förväntar i framtiden ytterligare att expandera Gplan. "Vi vill att både däckhotellet och connectivity modulen ska användas, när den är fullt utvecklad. Vi lagrar redan vinter- och sommarhjul för våra kunder, men förväntar att vi kan effektivisera och utöka denna del av vår verksamhet ytterligare. Connectivity modulen skulle jag främst använda med mina företagskunder. Jag är säker på, att både hemtjänsten och hantverksmästare kommer att uppskatta att vi har en överblick - både när det gäller att kalla till oss deras fordon för service, men också när det gäller att hantera eventuella uppstådda fel", avslutar Benjamin Henriksen.